Siehst du auch manchmal vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr?

 

Auf deinem Schreibtisch häufen sich die Aufgaben, du weißt nicht wo dir der Kopf steht und trotzdem nimmst du immer weitere Aufgaben an? „Irgendwie werde ich es schon schaffen“, denkst du oder „Was soll ich machen? Wenn der Chef das will und mich um etwas bittet, kann ich ja schlecht nein sagen?“ schießt es dir durch den Kopf.

Der Preis dafür ist, dass du mit deinen eigentlichen Aufgaben nicht vorankommst und alle Projekte hinten runterfallen, die im operativen Tagesgeschäft keine Dringlichkeit haben.

 

Die Lösung? Öfters mal nein sagen!

 

Denn dieses kleine Wörtchen mit den vier Buchstaben ist der Schlüssel zu mehr Produktivität. Obwohl es so machtvoll ist, es auszusprechen, fällt uns genau das im Alltag gar nicht so leicht.

Intuitiv weißt du schon längst, dass es so nicht weitergehen kann. Dir brummt der Schädel, du kannst abends schlecht einschlafen oder gehst schon morgens mit Bauchschmerzen zur Arbeit, weil du das Gefühl hast doch nicht voranzukommen. Egal wie sehr du dich abrackerst.

Kaum gibt es einen Moment, in dem du nicht stöhnend an all die Aufgaben denkst, die noch auf dich warten. Mit den Kollegen in Ruhe einen Kaffee zu trinken ist schon lange nicht mehr vorgekommen. Lieber die paar Minuten nutzen, um noch schnell ein paar E-Mails zu beantworten, denkst du.

Plötzlich steht dein Chef vor dir und bittet dich die Ergebnisse des letzten Teammeetings für die Geschäftsführung in einer Präsentation zusammenzufassen. Während du innerlich stöhnst und dein Gehirn im Eiltempo überlegt, wie du aus der Nummer rauskommen kannst, beobachtest du dich selbst von außen wie du lächelnd sagst „Ok, kein Problem, mach ich“. Noch während du antwortest denkst du innerlich schon „Das hab ich doch nicht wirklich gesagt?!“.

Fazit: Du sagst ja, obwohl du am liebsten genervt „Mach es doch selbst“ schreien würdest.

 

Oder zumindest sagen. Aber aus Sorge, dass dein Chef denkt, du seiest nicht belastbar, deine Arbeitskollegen es dir übel nehmen oder deine beste Freundin verletzt ist, sagst du in allen möglichen Situationen „ja“, wo du eigentlich „nein“ meinst.

Das ist im Grunde genommen durchaus verständlich, denn unserer innerer Antrieb ist es, anderen Menschen zu helfen, für sie da zu sein und auf der anderen Seite niemanden zu verletzen. Außerdem haben wir Angst vor den Konsequenzen, die wir uns im Kopf ausmalen, oder davor abgelehnt zu werden. Manchmal aber sind wir auch einfach nur schlichtweg überrumpelt, weil uns jemand im Vorbeigehen etwas zuruft und wir nicht damit rechnen.

Und dann gibt es noch Situationen, da schießen wir selbst den Vogel ab und setzen selbst einen Punkt nach dem anderen auf unsere To do Liste, weil wir das Gefühl haben, dass alle Aufgaben nun mal wichtig sind und übernehmen uns damit selbst. In diesem Fall wäre es gut, wenn wir auch mal nein zu unseren eigenen Ideen sagen würden und achtsam mit unseren eigenen Ressourcen umgehen würden.

 

Was kannst du also tun, um endlich wieder Herr der Lage zu werden und am Ende des Tages das befreiende Gefühl zu haben, heute etwas geschafft zu haben?

 

Strategie #1

Schaffe Klarheit für das, was dir persönlich und was in deinem Job wirklich wichtig ist. Denn natürlich nur, wenn du das weißt, kannst du dafür sorgen, dass all deine Aufgaben genau darauf abzielen und du kannst alles, was für dieses Ziel nicht dienlich ist, von deiner To do Liste eliminieren. Denn wenn du selbst nicht weißt, worauf du deine Zeit und Energie konzentrieren möchtest, werden es andere für dich entscheiden. Wichtig: Wenn du angestellt bist, sollte dein Ziel natürlich im Einklang zu dem Unternehmensziel deines Arbeitgebers und zu deiner Tätigkeit stehen.

 

Strategie #2

Eliminiere alles aus deinem Kalender und von deiner To do Liste, was überflüssig und belanglos ist und nicht auf dieses Ziel einzahlt. Das können zum Beispiel unwichtige oder unproduktive Meetings sein oder die vielen E-Mails, die du in CC bekommst und dir gar keinen Mehrwert für deine Arbeit liefern.

Wenn du nun Klarheit über dein Ziel und alles Unwichtige aus deinem Kalender gestrichen hast, dann gilt es zu allem Nein zu sagen, was nicht auf dieses Ziel einzahlt. Immer dann, wenn dich jemand bittet eine Aufgabe zu übernehmen, liegt es an dir abzuwägen, ob diese Aufgabe dich deinem Ziel näher bringt oder nicht. Höre auf damit spontan oder aus dem Bauch heraus „Ja“ zu sagen. Frage dich stattdessen immer: Wird diese Aktivität der größtmögliche Beitrag in die richtige Richtung sein, um mein Ziel zu erreichen?

 

Strategie #3

Wie kannst du die Aufgaben, die für deine Zielerreichung am wichtigsten sind, besser und effizienter erledigen? Welche Arbeitsschritte sind vielleicht veraltet, überflüssig oder können optimiert werden? Gibt es Aufgaben, die dir schwer fallen oder die sich mühsam anfühlen?

Dann wird es Zeit die Aufgaben zu überarbeiten und zu überlegen, wie du sie einfacher erledigen kannst. Wie kannst du es schaffen, dass du die Aufgabe so einfach und leicht wie möglich erledigen kannst? Gibt es Tools oder Systeme, die dich entlasten können? Versuche in den Aufgaben, die wichtig sind, immer besser zu werden und entwickle Routinen, die dir dabei helfen.

 

Strategie #4

Versuche dich immer auf die Tätigkeit, die du gerade tust, voll und ganz zu fokussieren. Gehörst du auch zu den Menschen, die immer alles gleichzeitig erledigen wollen und z.B. im Meeting oder beim Telefonieren nebenbei noch E-Mails beantworten?

Dann solltest du dir das schnell abgewöhnen. Erstens weil es unhöflich ist und zweitens weil es dich nur Zeit und Energie kostest. Entgegen aller Erwartungen spart Multi-Tasking nämlich keine Zeit, sondern das Gegenteil ist der Fall. Außerdem sind wir natürlich unaufmerksamer bei der Sache. Es ist viel effizienter sich immer nur auf eine Aufgabe zu fokussieren und diese dann konzentriert abzuarbeiten.

 

Strategie #5

Plane dir immer genügend Zeit und Puffer ein. Ein Fehler, den wir auch häufig tun ist, dass wir die Zeit, die wir für einen Termin oder eine Aufgaben mit viel zu wenig Zeit in unserem Kalender einplanen. Auch das führt dazu, dass wir nicht alles schaffen, was wir uns für den Tag vorgenommen haben und kommen noch dazu unnötig in den Stress. Gerade bei Terminen kann das der Fall sein, wenn wir zum Beispiel für den Weg dorthin zu wenig Zeit oder zwischen zwei Terminen zu wenig Puffer eingeplant haben. Baue dir deshalb einen ordentlichen Puffer ein und wenn du dann doch schneller fertig werden solltest, nutze die Zeit einfach für eine kurze Pause oder um eine andere Aufgabe zuende zu bringen.

 

Das waren meine fünf Strategien, die dir dabei helfen sollen, dich im Job-Alltag nicht länger zu verzetteln. Schreib mir gerne, ob sie dir geholfen haben und wie deine Erfahrungen mit dem Thema Verzetteln sind.

 

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